VU, Centre for Executive Education, section Investment Management voorziet financiële marktpartijen in de mogelijkheid om DSI geaccrediteerde examens (in het kader van ESMA vakbekwaamheid) af te leggen en stelt daartoe opleidingsmateriaal ter beschikking.
Voor het uitvoeren van deze werkzaamheden is het noodzakelijk dat de VU persoonsgegevens verwerkt. Daarbij is het belangrijk dat er verantwoord wordt omgegaan met de persoonsgegevens van deelnemers. In dit privacy statement geven wij aan hoe de VU dit doet.
1. Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waarom?
Algemeen
Als een (potentiële) deelnemer via onze website (webformulier), per e-mail, telefonisch of per brief contact met de VU opneemt voor een vraag, een opmerking of een klacht, zal er informatie vastgelegd worden. Voor dit gerechtvaardigde belang kunnen dit de volgende persoonsgegevens zijn:
- voornaam of voornamen;
- achternaam;
- adres, postcode en woonplaats;
- e-mailadres(sen);
- relevante correspondentie.
Examen(s)
Een deelnemer aan een opleiding/examen van de VU, verstrekt aan de VU informatie. Deze persoonsgegevens zal gebruikt worden voor:
- het uitvoeren van een overeenkomst, bijvoorbeeld het versturen van een factuur, boeken of terugkoppelen van examenresultaten;
- het nakomen van wettelijke verplichtingen;
- het afhandelen van vragen of klachten;
- het registeren en bijhouden van diploma’s;
- het informeren over relevante zaken met betrekking tot de opleiding(en) en/of examenmogelijkheden in het kader van ESMA vakbekwaamheidseisen.
We kunnen in dit verband de volgende persoonsgegevens verwerken:
- Titel(s);
- Voorletter(s);
- Voornaam
- Achternaam
- Geslacht
- Privéadres, postcode en woonplaats;
- Geboortedatum;
- Telefoonnummer(s);
- E-mailadres;
- Gebruikersnaam;
- Wachtwoord;
- Betalingsinformatie.
Om digitaal inzage te krijgen in het lesmateriaal wordt er een loginnaam en password aangemaakt voor de website www.mifidschool.nl.
In het kader van de opleidingen en examens is het noodzakelijk om persoonsgegevens te bewaren. Deze worden echter niet langer dan noodzakelijk bewaard. Na het afronden van een examen worden deze gegevens nog maximaal 7 jaar bewaard. Dit om zodoende aan te kunnen tonen dat een examen met succes behaald is. Wel worden de examenresultaten langer bewaard om zo vragen hierover te kunnen beantwoorden.
De VU Centre for Executive Education, section Investment Management verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens zoals bijvoorbeeld over gezondheid of een strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
2. Welke beveiligingsmaatregelen hebben wij getroffen?
De VU, maar ook de eigenaar van de configuratie LPX hebben verschillende maatregelen genomen om de veiligheid van persoonlijke informatie te waarborgen. Zo zijn er technische, administratieve en fysieke procedures geïmplementeerd met als doel het beschermen van persoonlijke informatie tegen verlies of het verkeerde gebruik daarvan.
Gebruik van uw gegevens door derden
Gegevens worden alleen met externe partijen gedeeld indien hier een direct belang bij is. Dit is bijvoorbeeld met DSI.
3. Welke privacy-rechten heeft de deelnemer?
Wanneer we persoonsgegevens verwerken, heeft een deelnemer een aantal rechten die kunnen worden uitgeoefend om controle te krijgen over de persoonsgegevens die worden verwerkt. Deze rechten zijn:
- Recht op inzage. Dit is het recht om de persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien
- Recht op rectificatie en aanvulling. Dit is het recht om de eigen persoonsgegevens te wijzigen. Dit is overigens niet van toepassing bij het onjuist doorgeven van informatie waarbij deze informatie gebruikt is voor een diploma of certificaat.
- Het recht op beperking van de verwerking. Het recht om aan de VU te vragen minder gegevens te verwerken. Dit voor zover dit het adequaat uitoefenen van onze taken niet in de weg staan.
- Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking wanneer gegevens worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang.
- Het recht om vergeten te worden wanneer de VU uw gegevens niet meer nodig heeft.
- Het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens.
- Het recht op duidelijke informatie.
Indien u een van bovenstaande rechten wenst uit te oefenen of meer informatie wil hebben over hoe er met uw gegevens wordt omgegaan, dan kunt u daarover contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar mifid@vu.nl.
4. Examenresultaat
Succesvolle afronding van het examen door kandidaten die door de werkgever zijn aangemeld via een collectieve inschrijving wordt, indien de werkgever daarom vraagt, gemeld aan de werkgever.
Kandidaten die daar bezwaar tegen hebben dienen dit vóór deelname aan het examen kenbaar te maken via het mailadres mifid@vu.nl.
Succesvolle afronding van het examen door kandidaten zal ook gemeld worden aan DSI. Op deze manier kan DSI toegang verlenen tot de relevante registers
Kandidaten die daar bezwaar tegen hebben dienen dit vóór deelname aan het examen kenbaar te maken via het mailadres mifid@vu.nl.
Links naar externe websites en sociale media
De website van de VU kan links naar externe websites en sociale media bevatten. De VU heeft geen controle over deze externe websites en wij moedigen u dan ook aan het privacy-beleid van deze websites of sociale media te bekijken.
Vastgesteld te Amsterdam op 20 september 2018
Vrije Universiteit